INFORMATIVA
SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
Articoli 12 e ss. del
Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR)
Oggetto
Informativa
sul trattamento dei dati personali ai sensi degli articoli 12 e ss.
del Regolamento (UE) 2016/679
Premessa
Il
Regolamento (UE) 2016/679 («Regolamento generale sulla protezione
dei dati»), nel seguito GDPR) prevede la tutela delle persone
fisiche con riferimento al trattamento dei dati personali. Secondo
tale normativa il trattamento dei dati personali che si riferiscono
ad un soggetto, nello specifico da definirsi “interessato”, è
improntato ai principi di correttezza, liceità e trasparenza, nonché
di tutela della riservatezza e dei diritti dell’interessato
stesso.
La
presente per informarLa, in osservanza della sopraccitata norma, che
in relazione al rapporto o alla relazione che Lei ha con la nostra
struttura, di Cliente, la nostra organizzazione è in possesso di
alcuni dati a Lei relativi, che sono stati acquisiti, anche
verbalmente, direttamente o tramite terzi che effettuano operazioni
che La riguardano o che, per soddisfare ad una Sua richiesta,
acquisiscono e ci forniscono informazioni.
Ai
sensi del GDPR, essendo tali dati informazioni che si riferiscono a
Lei devono qualificarsi come “dati personali”, e debbono pertanto
beneficiare della tutela disposta da dette disposizioni. Nello
specifico, secondo detta normativa, Lei è l’interessato che
beneficia dei diritti posti a tutela dei Suoi dati personali.
Ai
sensi degli artt. 12 e ss GDPR la nostra struttura, in qualità di
Titolare, procederà al trattamento dei dati personali da Lei forniti
nel rispetto della normativa, con la massima cura, attuando procedure
e processi di gestione efficaci per garantire la tutela del
trattamento dei Suoi dati personali. A tal fine lo scrivente,
utilizzando procedure materiali e di gestione a salvaguardia dei dati
raccolti, si impegna a proteggere le informazioni comunicate, in modo
tale da evitare accessi o divulgazioni non autorizzate, nonché per
mantenere accuratezza dei dati ed altresì per garantire l’uso
appropriato degli stessi.
In
ossequio a tale premessa si forniscono le seguenti
informazioni:
Dati
personali raccolti
Lo scrivente, in qualità di Titolare
utilizza i Suoi dati personali per operare al meglio nell’esercizio
della propria attività.
Potranno
esserLe richiesti, anche solo parzialmente, i seguenti dati:
- dati anagrafici, codice fiscale, partita iva, denominazione, sede legale, residenza e domicilio e dati di contatto;
- dati di contatto (in particolare numero di telefono cellulare e indirizzo mail), per eventuali attività recupero crediti e di comunicazione degli omessi pagamenti;
- dati relativi al rapporto contrattuale descrittivi della tipologia del contratto, nonché informazioni relative alla sua esecuzione e necessarie per l’adempimento del contratto stesso;
- dati di tipo contabile relativi al rapporto economico, alle somme dovute e ai pagamenti, al loro andamento periodico, alla sintesi dello stato contabile del rapporto;
- dati per rendere più definito il rapporto con la nostra struttura e più efficace la nostra collaborazione ed efficienza operativa;
- dati relativi a: Suoi dipendenti e/o collaboratori, informazioni sulla professione svolta o sulla Sua azienda.
Tempi
di conservazione dei Suoi dati
I dati raccolti saranno
conservati per tutta la durata del rapporto o collaborazione con la
nostra organizzazione e per 10 anni dalla data di cessazione del
rapporto ovvero, qualora il trattamento sia finalizzato ad attività
commerciali, per 5 anni dalla raccolta. Qualora in costanza di
rapporto contrattuale siano trattati dati non inerenti agli
adempimenti amministrativo contabili ad esso connessi, tali dati
saranno conservati per il tempo necessario al raggiungimento della
finalità per cui sono stati raccolti e poi cancellati. I tempi di
conservazione di tali dati Le saranno comunicati quando tali dati
saranno raccolti con informative specifiche.
Natura
obbligatoria o facoltativa del conferimento dei dati e conseguenze di
un eventuale rifiuto
Devono essere obbligatoriamente conferiti
allo scrivente i dati essenziali per lo svolgimento del rapporto
contrattuale, come pure i dati necessari ad adempiere ad obblighi
previsti da leggi, regolamenti, normative comunitarie, ovvero da
disposizioni di Autorità a ciò legittimate dalla legge e da organi
di vigilanza e controllo.
I
dati non essenziali per lo svolgimento del rapporto contrattuale
dovranno essere qualificati e considerati informazioni supplementari
e il loro conferimento, se richiesto, è facoltativo. L’ eventuale
Suo rifiuto a fornire tali dati, tuttavia, determinerà minor
efficienza della nostra struttura nello svolgimento dei rapporti con
i terzi.
Nel
caso in cui fossero essenziali “dati sensibili o il cui trattamento
presenta rischi specifici” per lo svolgimento del rapporto o per
l’assolvimento di specifici servizi nonché di obblighi di legge,
il conferimento di tali dati sarà obbligatorio e poiché il loro
trattamento è consentito solo previo consenso scritto
dell’interessato (ex artt. 9 e 10 GDPR), Lei dovrà acconsentire
anche al loro trattamento.
Modalità
del trattamento
Ai sensi e per gli effetti degli artt. 12 e ss.
del GDPR, desideriamo informarLa che i dati personali da Lei
comunicatici saranno registrati, trattati e conservati presso i
nostri archivi, cartacei ed elettronici, in ottemperanza delle misure
tecniche e organizzative adeguate di cui all’art. 32 del GDPR. Il
trattamento dei Suoi dati personali può consistere in qualunque
operazione o complesso di operazioni tra quelle indicate all’ art. 4,
comma 1, punto 2 del GDPR.
Il
trattamento dei dati personali avverrà mediante l’utilizzo di
strumenti e procedure idonei a garantirne la sicurezza e la
riservatezza e potrà essere effettuato, direttamente e/o tramite
terzi delegati, sia manualmente mediante supporti cartacei, sia
mediante l’ausilio di mezzi informatici o strumenti elettronici. I
dati, ai fini della corretta gestione del rapporto e
dell’assolvimento degli obblighi di legge, potranno essere inseriti
nella documentazione interna propria del Titolare e se necessario
anche nelle scritture e nei registri obbligatori per legge.
Attività
eventualmente affidate all’esterno
Il Titolare del
trattamento, nello svolgimento della propria attività, potrà
richiede occasionalmente ad altri operatori il compimento per suo
conto di determinati servizi, quali ad esempio servizi elaborativi o
altri servizi; prestazioni necessarie all’esecuzione delle
operazioni o dei servizi richiesti; spedizioni e consegne;
registrazioni contabili; attività amministrative. Qualora
l’operatore delegato dal Titolare al compimento di determinate
attività fosse una società che svolge servizi di pagamento,
esattoria e tesoreria, intermediazione bancaria e finanziaria,
potrebbe essere effettuati i seguenti servizi: lavorazioni massive
relative a pagamenti, effetti, assegni e altri titoli; trasmissione,
imbustamento, trasporto e smistamento delle comunicazioni;
archiviazione della documentazione, rilevamento dei rischi
finanziari; controllo delle frodi; recupero crediti. Agli operatori
di cui sopra verranno fornite esclusivamente informazioni necessarie
alla fornitura dei servizi commissionati e verrà loro imposto il
rispetto della riservatezza, vietando l’utilizzo dei dati forniti per
uno scopo diverso da quello concordato. Gli operatori che non fossero
nostri incaricati per il trattamento dei dati personali saranno
nominati Responsabili del trattamento dei dati personali (ai sensi
dell’art. 28 GDPR) e tratteranno i dati nei limiti strettamente
necessari per fornire il servizio commissionato ed esclusivamente per
tale finalità e garantiranno loro stessi che i loro incaricati
abbiano sottoscritto un accordo di riservatezza. Per quanto qui non
indicato, tali soggetti dovranno fornire una specifica informativa
sul trattamento dei dati personali da essi effettuato.
Trasferimento
di dati personali all’estero – I dati da Lei forniti saranno
trattati solo in Italia. Qualora in costanza di rapporto contrattuale
i Suoi dati siano trattati in uno stato non appartenente all’UE,
saranno garantiti i diritti a Lei attribuiti dalla normativa
comunitaria e le verrà data tempestiva comunicazione.
Finalità
del trattamento cui sono destinati i dati personali
La
principale finalità del trattamento dei Suoi dati personali che lo
scrivente intende effettuare è quella di consentire una regolare
instaurazione e/o evoluzione, nonché una corretta amministrazione
del rapporto precisato in premessa.
In
particolare le finalità del trattamento sono le seguenti:
- Amministrativo-contabili ed in particolare:
- Adempimento di obblighi fiscali o contabili;
- Gestione della clientela (amministrazione della clientela; amministrazione di contratti, ordini, spedizioni e fatture; controllo dell’affidabilità e solvibilità);
- Gestione del contenzioso (inadempimenti contrattuali; diffide; transazioni; recupero crediti; arbitrati; controversie giudiziarie);
- Servizi di controllo interno (della sicurezza, della produttività, della qualità dei servizi, dell’integrità del patrimonio);
- Gestione delle attività commerciali Marketing (analisi e indagini di mercato);
- Attività promozionali;
- Rilevazione del grado di soddisfazione della clientela.
I
dati personali verranno trattati per l’espletamento di obblighi di
legge, nonché per adempiere ad obblighi amministrativi, assicurativi
e fiscali previsti dalla vigente normativa ed altresì per soddisfare
finalità contabili e commerciali, o ancora per poter adempiere
regolarmente a obblighi contrattuali e di legge derivanti dal
rapporto giuridico intercorrente con l’interessato. I dati forniti,
inoltre, possono eventualmente essere utilizzati anche per contattare
l’interessato nell’ambito di ricerche di mercato riguardanti i
prodotti o i servizi o nell’ambito di offerte o campagne
commerciali. L’interessato potrà in ogni caso scegliere
liberamente di non prestare il suo consenso per tali finalità ed
altresì indicare le modalità con cui essere contattato o con cui
ricevere informative commerciali.
Ambito
di conoscenza dei Suoi dati
Potranno venire a conoscenza dei
Suoi dati le seguenti categorie di soggetti nominati responsabili o
incaricati del trattamento dallo scrivente:
a)
Lavoratori dipendenti o collaboratori in genere addetti a:
- Uffici di protocollo e segreteria interni;
- Incaricati di rilevazioni e prestazioni di servizi e alla manutenzione e assistenza ai servizi a Lei forniti;
- Addetti alla contabilità ed alla fatturazione;
- Addetti alla commercializzazione dei servizi;
- Incaricati della rilevazione della soddisfazione di clienti; addetti alla prevenzione di frodi e truffe;
- Addetti agli uffici marketing;
- Uffici, servizi e sedi periferiche;
- Addetti esterni all’imbustamento della corrispondenza;
b)
Consulenti incaricati per consulenze, assistenza o servizi alla
nostra struttura;
c)
Dirigenti e amministratori;
d)
Componenti di Organi di controllo;
e)
Nostri agenti, rappresentanti e distributori.
I
dati personali possono essere conosciuti anche da soggetti
convenzionati con lo scrivente, indicati nel paragrafo titolato
“Modalità
del trattamento”.
Lo scrivente può delegare a tali soggetti l’esecuzione di
determinati adempimenti o lo svolgimento di particolari atti dovuti
per l’esecuzione del rapporto intercorrente con
l’interessato.
Comunicazione
e diffusione
I Suoi dati potranno essere comunicati,
intendendosi con tale termine il darne conoscenza ad uno o più
soggetti determinati, dallo scrivente all’esterno della società
per dare attuazione a tutti i necessari adempimenti di legge e/o
contrattuali. In particolare i Suoi dati potranno essere comunicati
a:
a)
altre società del Gruppo Runtime,
ivi comprese società controllanti, controllate e collegate;
b)
Enti o Uffici Pubblici o autorità di controllo in funzione
degli obblighi di legge e/o contrattuali;
c)
istituti bancari e/o istituti di credito per la gestione dei
pagamenti derivanti dal rapporto contrattuale.
I
Suoi dati potranno essere comunicati dallo scrivente:
- a soggetti che possono accedere ai dati in forza di disposizione di legge, di regolamento o di normativa comunitaria, nei limiti previsti da tali norme;
- a soggetti che hanno necessità di accedere ai Suoi dati per finalità ausiliare al rapporto che intercorre tra Lei e noi, nei limiti strettamente necessari per svolgere i compiti ausiliari (si citano a titolo indicativo gli istituti di credito e gli spedizionieri);
- a soggetti nostri consulenti e/o professionisti, nei limiti necessari per svolgere il loro incarico presso la nostra o loro organizzazione, previo nostra nomina a responsabile che imponga il dovere di riservatezza e sicurezza.
In
ogni caso i Suoi dati non verranno comunicati se non ad operatori per
l’esecuzione di atti riguardanti l’adempimento dei rapporti che
dovessero intervenire con gli Interessati ai quali si riferiscono i
dati stessi.
Diffusione –
Lo scrivente non diffonderà indiscriminatamente i Suoi dati, o in
altre parole, non ne darà conoscenza a soggetti indeterminati, anche
mediante messa a disposizione o consultazione.
Fiducia
e riservatezza –
Lo scrivente considera preziosa la fiducia dimostrata dagli
interessati che avranno acconsentito al trattamento dei loro dati
personali e per ciò si impegna a non vendere, noleggiare o affittare
le informazioni personali ad altri.
Eventuali
attività di recupero crediti e/o comunicazione di omessi pagamenti
A
seguito di sottoscrizione del contratto per l’erogazione dei
servizi, la nostra struttura potrà utilizzare i dati di contatto da
Lei forniti (in particolare numero di telefono cellulare e indirizzo
mail) per intraprendere eventuali attività di sollecito con
riferimento al recupero crediti e ad omessi pagamenti. Tali
comunicazioni potranno essere pertanto effettuate, oltre che via e
mail e posta certificata, anche tramite telefonata, Sms e WhatsApp.
I
dati di contatto raccolti ai fini del presente paragrafo saranno
conservati per tutta la durata del rapporto o collaborazione con la
nostra organizzazione e comunque fino al saldo di tutti i pagamenti
dovuti in base alla sopracitata sottoscrizione del
contratto.
Diritti
di cui agli articoli 15 e ss. GDPR
Ai sensi dell’art. 15 GDPR
Lei ha diritto di ottenere la conferma dell’esistenza o meno di un
trattamento di dati personali che La riguardano, anche se non ancora
registrati. L’esercizio dei diritti è subordinato all’accertamento
dell’identità dell’interessato, mediante consegna del documento
di identità, che non verrà conservato dalla scrivente, ma solo
consultato al fine della verifica della legittimità della
richiesta.
Lei
ha il diritto di accedere ai dati personali e alle seguenti
informazioni:
a)
le finalità del trattamento;
b)
le categorie di dati personali oggetto di trattamento;
c)
i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati
personali sono stati o saranno comunicati, in particolare se
destinatari di paesi terzi o organizzazioni internazionali;
d)
quando possibile, il periodo di conservazione dei dati
personali previsto oppure, se non è possibile, i criteri utilizzati
per determinare tale periodo;
e)
qualora i dati non siano raccolti presso l’interessato, tutte
le informazioni disponibili sulla loro origine;
f)
l’esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa
la profilazione di cui all’articolo 22, paragrafi 1 e 4, e, almeno in
tali casi, informazioni significative sulla logica utilizzata, nonché
l’importanza e le conseguenze previste di tale trattamento per
l’interessato
Qualora
i dati siano trasferiti ad un paese terzo o ad una organizzazione
internazionale Lei ha diritto di essere informato sull’esistenza di
garanzie adeguate ai sensi dell’art. 46 del GDPR.
Lei
ha diritto di chiedere al titolare del trattamento la rettifica o la
cancellazione, anche parziale, dei dati personali o la limitazione
del trattamento dei dati personali che la riguardano o di opporsi, in
tutto o in parte, al loro trattamento.
Ai
sensi dell’art. 2-undicies del D.Lgs. 196/2003 l’esercizio dei
Suoi diritti può essere ritardato, limitato o escluso, con
comunicazione motivata e resa senza ritardo, a meno che la
comunicazione possa compromettere la finalità della limitazione, per
il tempo e nei limiti in cui ciò costituisca una misura necessaria e
proporzionata, tenuto conto dei diritti fondamentali e dei legittimi
interessi dell’interessato, al fine di salvaguardare gli interessi
di cui al comma 1, lettere a) (interessi tutelati in materia di
riciclaggio), , e) (allo svolgimento delle investigazioni difensive o
all’esercizio di un diritto in sede giudiziaria)ed f) (alla
riservatezza dell’identità del dipendente che segnala illeciti di
cui sia venuto a conoscenza in ragione del proprio ufficio). In tali
casi, i Suoi diritti possono essere esercitati anche tramite il
Garante con le modalità di cui all’articolo 160 dello stesso
Decreto. In tale ipotesi, il Garante La informerà di aver eseguito
tutte le verifiche necessarie o di aver svolto un riesame nonché
della Sua facoltà di proporre ricorso giurisdizionale.
Per
esercitare tali diritti potrà rivolgersi alla nostra Struttura
“Titolare
del trattamento dei dati personali”
all’indirizzo info@runtime.sm oppure
chiamando il numero 0549/900839
o inviando una missiva a Ufficio Privacy Runtime
srl p.zza Enriquez 22c 47890 Dogana RSM.
Il Titolare Le risponderà entro 30 giorni dalla ricezione della Sua
richiesta formale.
Le
ricordiamo che in caso di violazione dei suoi dati personali potrà
proporre un reclamo all’autorità competente: “Garante per la
protezione dei dati personali”.
Identificativi
del Titolare e, se designati, del Rappresentante nel territorio dello
Stato e del Responsabile della protezione dei dati.
Titolare
del trattamento
Titolare del trattamento è lo scrivente:
Runtime
srl,
con sede legale in P.zza
Enriquez
n.22c
47890
Dogana
RSM;
Tel: 0549/900835;
email: info@runtime.sm
Responsabili
del trattamento
Ricoprono il ruolo di Responsabili del
trattamento le aziende esterne con cui è stato instaurato un
rapporto contrattuale e che per adempiere a tali accordi hanno
necessità di ricevere i vostri dati personali
Per
conoscere i Responsabili del trattamento qualora gli stessi fossero
nominati e per conoscere le persone che saranno nominate in futuro
per detta funzione, ogni interessato potrà inviare lettera di
richiesta al Titolare del trattamento dei dati personali,
all’indirizzo sopra riportato
Si
intende precisare che i Responsabili sopra indicati non si occupano
di evadere le richieste di esercizio dei diritti degli interessati di
cui agli artt. 15 e ss. del GDPR. Tale attività è svolta
esclusivamente dallo scrivente in qualità di Titolare del
trattamento.
Rappresentante
stabilito nel territorio dello Stato
Si informa che, la nostra
organizzazione ai sensi dell’art. 4 comma 1 punto 17 GDPR non
ricorrendo alcuna circostanza prevista dal predetto Regolamento, che
richieda tale nomina non ha nominato alcun Rappresentante stabilito
nel territorio dello Stato ai fini dell’applicazione della disciplina
sul trattamento dei dati personali.
I
trattamenti senza la necessità del consenso dell’interessato
Si
precisa che lo scrivente, pur in carenza di un Suo consenso, avrà
titolo per trattare i Suoi dati personali qualora questo si renda
necessario per:
- adempiere ad un obbligo previsto dalla legge, da un regolamento o dalla normativa comunitaria;
- eseguire obblighi derivanti da un contratto del quale Lei è parte o per adempiere, prima della conclusione del contratto, a specifiche Sue richieste.
Il
Suo espresso consenso, inoltre, non è richiesto quando il
trattamento:
a)
riguardi dati provenienti da pubblici registri, elenchi, atti o
documenti conoscibili da chiunque, fermi restando i limiti e le
modalità che le leggi, i regolamenti o la normativa comunitaria
stabiliscono per la conoscibilità e pubblicità dei dati ovvero dati
relativi allo svolgimento di attività economiche, trattati nel
rispetto della vigente normativa in materia di segreto aziendale e
industriale;
b)
sia necessario per la salvaguardia della vita o dell’incolumità
fisica di un terzo (in tal caso, il titolare è tenuto a portare a
conoscenza del trattamento dei dati personali il soggetto interessato
mediante l’informativa anche successivamente al trattamento stesso,
ma senza ritardo. In detta ipotesi, pertanto, il consenso è espresso
a seguito della presentazione della informativa);
c)
con esclusione della diffusione, si renda necessario ai fini
dello svolgimento delle investigazioni difensive di cui alla legge 7
dicembre 2000, n. 397, o, comunque, per far valere o difendere un
diritto in sede giudiziaria, sempre che i dati siano trattati
esclusivamente per tali finalità e per il periodo strettamente
necessario al loro perseguimento, nel rispetto della vigente
normativa in materia di segreto aziendale e industriale;
d)
con esclusione della diffusione, risulti necessario, nei casi
individuati dal Garante sulla base dei principi sanciti dalla legge,
per perseguire un legittimo interesse del titolare o di un terzo
destinatario dei dati, anche in riferimento all’attività di gruppi
bancari e di società controllate o collegate, qualora non prevalgano
i diritti e le libertà fondamentali, la dignità o un legittimo
interesse dell’interessato.
Il
TITOLARE
del
trattamento dei dati personali
Runtime
srl