Cartaceo o File Digitale?

soluzioni per l'archiviazione digitale

Nonostante si cerchi di combattere costantemente il caos aziendale attraverso un processo di archiviazione computerizzata, ancora oggi esistono realtà che continuano a prediligere le vecchie tecniche; procedendo con il classico sistema di stampa e conservazione di un documento. Tuttavia, stampare grandi quantitativi di fascicoli, pratiche, contratti e fatture vuol dire una sola cosa: mantenere ORDINE in ufficio.

IL DILEMMA È UNO ED UNO SOLTANTO: CARTACEO O FILE DIGITALI?

Questa è una bella sfida! A prescindere dal metodo di archiviazione che si preferisce, l’organizzazione sarà sempre la conditio sine qua non per mantenere l’ordine.

Se si opta per la prima procedura, ovvero l’archiviazione digitale documenti, bisognerà sempre rinominare correttamente i file, salvarne una copia per non perderla e soprattutto ricordarsi il percorso per ritrovare il file al momento giusto
Se si sceglie la seconda opzione, il sistema di archivio cartaceo, bisogna seguire la stessa organizzazione, ma le cartelle desktop saranno sostituite da comodi faldoni per ufficio; mentre il percorso per rinvenire il documento verrà rimpiazzato da raccoglitori ad anelli, buste forate trasparenti ed etichette adesive per rinominarlo!
Ormai, nella maggior parte delle realtà aziendali l’area back office e amministrazione si preoccupano di mantenere in piedi l’attività, archiviando e tenendo sotto controllo tutti i documenti importanti per la rendicontazione annuale o semplicemente per conservare contratti e pratiche importanti!.

COME ARCHIVIARE DOCUMENTI CARTACEI

Seguendo i nostri suggerimenti, fogli stampanti svolazzanti, scrivanie tappezzate di documenti e cacce al tesoro per la ricerca di quel contratto che ricordavi aver messo proprio lì, davanti ai tuoi occhi, non saranno più un problema.

Le nostre regole per una giusta archiviazione documenti cartacei saranno utili non solo per lo studio, l’ufficio o un ambiente aziendale, ma ti salveranno anche dal disordine casalingo.

Per gestire al meglio il vostro archivio vi dovrete armare di alcuni articoli necessari per un’ottima procedura di archiviazione documenti:

Cucitrice a pinza, meglio conosciuta come spillatrice
Buste a foratura universale
Etichette adesive
Raccoglitore ad anelli
Faldone o scatola per archiviazione

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Un ufficio ordinato grazie ad un sistema di archiviazione documenti impeccabile, che ti sarà molto utile per trovare, al momento giusto, quel famoso fascicolo di cui hai urgentemente bisogno senza lo stress di impazzire durante la caccia.

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Raccoglitori ad anelli, faldoni per archiviazione e buste forate: la tua salvezza! Vediamo come.

Innanzitutto, è necessario organizzare le idee, decidendo come ottimizzare gli spazi, dove collocare i faldoni o le scatole per archivio e prevedere il quantitativo di fascicoli che dovrai conservare.

Quindi il primo consiglio è stabilire un vero e proprio programma archiviazione documenti, in modo che diventi una vera e propria procedura da ufficio.

STEP PER CATALOGARE AL MEGLIO I DOCUMENTI CARTACEI

Preparare una busta forata ed effettuare la stampa del documento di cui necessiti. Ti ricordiamo che, scegliendo le cartucce e i toner migliori, otterrai stampe dagli inchiostri molto resistenti e quindi duraturi nel tempo e perfetti per l’archiviazione di documenti.
Non poggiare i fascicoli stampati in nessun posto. Esatto, nemmeno sulla scrivania per controllare giusto un attimo quella notifica di compleanno che era arrivata qualche minuto prima sul tuo profilo facebook. Questo è uno step fondamentale perché non ti permetterà di dimenticare il documento che stavi per archiviare, risparmiando del tempo importante.
Ora la copia sarà pronta per essere conservata nella busta a foratura universale, che avevi preparato già nella fase 1.
Adesso prendi due etichette adesive o un numero maggiore, se ne hai bisogno. In questa fase scriverai il contenuto del documento che stai per conservare; e la seconda etichetta? Ovvio, mentre la prima verrà utilizzata per rinominare la stampa appena effettuata, la seconda servirà per identificare anche il raccoglitore o faldone in cui andrà il tuo documento. Questo ci porta immediatamente al punto successivo
Scegli il raccoglitore ad anelli giusto. Se hai stampato un contratto, questo andrà conservato nel raccoglitore destinato ai contratti; se invece hai appena stampato una fattura fornitori, il faldone sarà sicuramente differente.
A questo punto non ti resta che riporre il raccoglitore nel proprio faldone per archivio e sistemare il tutto sullo scaffale giusto.
Sembrano molti step e tante informazioni? Non è così.

Utilizzando queste poche regole su come archiviare documenti online semplificherai di gran lunga il tuo lavoro, eliminando disordine e guadagnando tempo sprecato in inutili ricerche.

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